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Aprenda como tirar nota fiscal sem complicações

publicado por Terra Empresas

Minutos de Leitura 13min leitura

Aprenda como tirar nota fiscal sem complicações

Quem tem CNPJ, quando faz uma venda ou presta um serviço, muitas vezes precisa emitir a nota fiscal. O documento comprova uma transação de compra e venda. No entanto, nem todo empreendedor sabe como tirar a nota fiscal

A emissão é eletrônica, logo, além do documento é fundamental conhecer o sistema gerador da prefeitura da sua cidade. 

Aliás, o processo é simples, prático e rápido, mas é preciso ter atenção no preenchimento para evitar erros, cancelamentos ou retrabalho. 

Ou seja, existem informações e detalhes importantes como prazos e obrigatoriedade que você precisa saber para ficar em dia com o fisco. Então, neste artigo, você confere: 

  • Por que é importante emitir nota fiscal?
  • Quando ela é obrigatória?
  • Quais os tipos existentes?
  • O que é preciso para emitir nota fiscal de venda?
  • Como tirar o documento online ou pelo CPF?
Mulher fazendo cálculos em uma calculadora enquanto vê em um papel como tirar nota fiscal

Por que é importante emitir nota fiscal?

A nota fiscal (NF) é o comprovante de uma negociação de produtos ou serviços por pessoa jurídica. Portanto, ela firma o compromisso de pagamento e recebimento do que foi acordado entre as partes.

Sem contar que a NF atesta a legalidade de uma venda perante o fisco. Ou seja, é pela emissão do documento que a Receita Federal toma conhecimento da movimentação comercial e recolhe os impostos.

Portanto, para o empreendedor, as NF geradas servem como prova de todas as transações realizadas. Desse modo, se você receber a visita de um fiscal da Receita, terá como comprovar a legalidade de tudo que fez.

Para o cliente, a nota fiscal é o que dá o direito de posse sobre um produto ou serviço.  Além disso, ela é necessária caso ele precise:

  • Usar a garantia;
  • Solicitar troca ou devolução.

É a nota fiscal que será apresentada como comprovante da compra.

Quando a nota fiscal é obrigatória?

Para qualquer transação de compra e venda é obrigatório tirar nota fiscal. Aliás, o empreendimento que não a emite será considerado um sonegador de impostos. 

Os tributos recolhidos dependem do tipo de NF, natureza da comercialização e valor praticado. Assim, para cada operação é preciso tirar uma nota fiscal diferente. Isto é, de acordo com os dados do comprador e vendedor, além dos valores unitário e total da nota.

Máquina de cartão com impressora de nota fiscal ao lado. Representa como tirar nota fiscal

Quais os tipos de nota fiscal existem?

As transações comerciais podem ser diferentes e exigir a emissão de nota fiscal específica. Portanto, é válido conhecer os tipos de NF, para implementar o modelo mais adequado para o seu negócio. Então, veja os modelos mais comuns:

1. Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

É o modelo mais utilizado no comércio varejista. Ela traz as seguintes informações

  • Dados das partes envolvidas;
  • Detalhamento do produto ou serviço vendido;
  • Quantidade;
  • Valor unitário;
  • Valor total;
  • Forma de pagamento;
  • Impostos correspondentes.

Os impostos dependem do seu negócio e do que você comercializa. Para produtos, por exemplo, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) é o mais utilizado. Já para serviços é o ISSQN (Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza).

No formato eletrônico, a NF-e é validada pela assinatura digital e pela SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda). Então, ela pode ter duas categorias:

  • NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor eletrônica;
  • NFS-e: Nota Fiscal de Serviços eletrônica.

Aliás, o cupom fiscal também é uma forma de comprovar a venda para o cliente. No entanto, é um documento simplificado, que não traz as informações completas.

Porém, se o consumidor preferir a nota fiscal, o estabelecimento é obrigado a emitir o documento. Até porque, em muitas situações, o cliente pode ser uma pessoa jurídica, que precisa da nota para controle e fechamento financeiro contábil.

Pessoa fazendo pagamento por aproximação com máquina de cartão e celular. Na tela, está escrito NFC

2. Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

O registro das operações de transporte rodoviário de carga é validado pelo Conhecimento de Transporte eletrônico. Ou seja, somente com ele um veículo pode transportar mercadorias entre estados.

Portanto, nas barreiras da Polícia Federal o CT-e é solicitado e comparado com a nota fiscal da carga. Isso comprova que não há divergências entre o que está descrito e o que é realmente transportado. 

Da mesma forma que a NF-e, seu valor legal está vinculado à assinatura digital e à autorização da SEFAZ.

 Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)

Esse documento é ideal para o empreendimento formal com baixo ou quase nenhum fluxo de vendas.

Aliás, ela também é conhecida como nota do MEI. Até porque os microempreendedores individuais são os que mais se enquadram na não obrigatoriedade de emissão da nota fiscal eletrônica comum. 

Ela é semelhante à nota fiscal tradicional, podendo ser emitida pelo site da SEFAZ. Portanto, para quem não tem uma grande demanda mensal, é a melhor alternativa.

O que é preciso para emitir nota fiscal de venda?

Por ser eletrônica, a emissão pode ser realizada por software específico integrado ao sistema municipal ou no portal da prefeitura. 

Os municípios atuam de forma individualizada. Ou seja, os sistemas são desenvolvidos de acordo com o padrão estabelecido por cada órgão. Para ter acesso, é preciso se cadastrar com o número do CNPJ e senha.

Depois, todas as vezes que for tirar uma nota fiscal, basta entrar no sistema e preencher os campos solicitados. 

No caso de serviços, os impostos são computados de acordo com o regime tributário escolhido entre EPP, ME e MEI, por exemplo.

Além disso, o percentual do ISSQN pode variar conforme o município. Por isso, certifique-se e informe corretamente o seu contratante. 

Já para a venda de produtos, as informações da nota fiscal são enviadas para o portal da SEFAZ. Ela valida e emite a autorização de uso, documento necessário para que a mercadoria circule.

Computador com ilustração de pasta na tela. Representa como tirar nota fiscal

Como tirar nota fiscal online?

A emissão de uma nota fiscal online pode parecer confusa no primeiro momento. Por isso, elaboramos um passo a passo simples:

1. Identifique o tipo de nota fiscal da sua empresa

Primeiramente, identifique qual o tipo de NF-e será emitida. Basicamente, são três as alternativas:

  1. Produto: para bens e mercadorias;
  2. Serviço: para prestação de serviços;
  3. Consumidor final: equivale ao cupom fiscal.

2. Obtenha um certificado digital

Uma nota fiscal eletrônica somente tem valor jurídico com o certificado digital. Ou seja, a assinatura online que garante a autenticidade da operação descrita no documento.

O documento é adquirido com uma autoridade credenciada ao ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), tais como:

  • Receita Federal;
  • Caixa Econômica;
  • Serasa Experian.

3. Efetue o cadastro fiscal junto ao governo

Essa etapa é diferente para empresas de comércio e de prestação de serviços. Confira, a seguir:

Credenciamento de empresas de comércio

Quem é do setor do comércio, deve realizar o cadastramento na SEFAZ do estado de registro do estabelecimento. Como o procedimento varia conforme a localidade, o suporte de um contador é bem-vindo. 

Nesse primeiro momento, é possível credenciar sua empresa na modalidade “Em homologação”. Ou seja, uma espécie de treinamento. Para, só depois, migrar para o modo “Em produção”. 

A secretaria pode demorar até 15 dias nessa etapa de cadastramento.

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

Quem atua como prestador de serviços deve realizar o cadastro junto à prefeitura da cidade em que seu negócio foi registrado. 

Os sites das prefeituras disponibilizam um formulário para liberação do protocolo de comparecimento. 

Depois, pessoalmente, na prefeitura, será preciso apresentar os seguintes documentos:

  • Protocolo para obtenção da senha de acesso;
  • Via original do CPF;
  • Documento de identificação do representante legal e demais que comprovam a constituição legal do empreendimento.

Em seguida, uma notificação é encaminhada por e-mail, liberando o acesso ao sistema de emissão de notas fiscais. 

Mulher em loja de roupa anotando mercadorias. Representa como tirar nota fiscal

4. Escolha o software emissor de nota fiscal eletrônica

De forma gratuita, é possível emitir a nota fiscal pelos portais da SEFAZ ou das prefeituras. 

No entanto, algumas empresas optam por um sistema próprio e integrado aos sistemas públicos. Porém, essa é uma decisão que vai depender de alguns fatores:

  • O orçamento disponível para investir em um software especializado;
  • Seu volume de tiragem NF;
  • A necessidade de armazenamento e controle interno.

Embora os sites dos órgãos públicos sejam mais limitados, é mais seguro e recomendável que as NF-es sejam armazenadas nos sistemas oficiais. Até porque isso evita a perda de arquivos.

 5. Comece a emitir suas notas fiscais

Por fim, é hora de emitir a nota fiscal da sua empresa. Porém, antes de emitir o documento, confira:

  1. Dados da empresa: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributário e atividades do empreendimento;
  2. Dados do cliente: nome, endereço completo, CNPJ ou CPF, e-mail e telefone.

Basta preencher os campos, inserir as informações sobre a transação e concluir a etapa. Todas as vezes que uma negociação comercial for concretizada, será necessário repetir o processo.

Nota fiscal impressa. Ela está enrolada.

Como tirar nota fiscal pelo CPF?

Então, o ideal é ter um CNPJ e emitir como pessoa jurídica. No entanto, se você ainda não tiver se legalizado, é possível utilizar o CPF de duas formas:

1. RPA (Recibo de Pagamento Autônomo)

Aliás, o documento valida uma negociação comercial entre uma pessoa física e uma jurídica. Ele é vendido em papelarias ou emitido por um software de pagamento.

Então, no RPA devem constar as seguintes informações:

  • Nome ou Razão Social e CNPJ de quem paga;
  • Dados do profissional autônomo: CPF e número de inscrição no INSS;
  • Informação detalhada sobre pagamento do serviço prestado: valor bruto e líquido;
  • Nome e assinatura do responsável contratante; 
  • Tributos a serem deduzidos e pagos: IRRF, ISS e INSS.

2. Nota Fiscal Avulsa Pessoa Física

Porém, nem toda empresa aceita o RPA para formalizar uma negociação. Por isso, em alguns casos você terá que recorrer à nota fiscal avulsa. Então, será necessário:

  • Preencher um cadastro na prefeitura da sua cidade;
  • Aguardar a autorização por e-mail;
  • Acessar o sistema de impressão de notas da prefeitura com a senha informada no protocolo;
  • Preencher e conferir todos os dados das partes envolvidas;
  • Gerar e emitir a NF-e avulsa.

Aliás, esse é um processo que dá trabalho. Até porque você terá que pedir autorização todas as vezes que precisar emitir uma nota fiscal.

Portanto, procure se formalizar como MEI. Além da emissão de nota fiscal, a modalidade traz outras vantagens, como, por exemplo:

Agora que você já sabe como tirar nota fiscal, ficou mais fácil, não é? Se ainda não se legalizou, estude a possibilidade de se regularizar como MEI

Até porque ter um CNPJ e profissionalizar seu negócio aumentam as oportunidades de venda. 

Então, até breve!

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