Provedor de e-mail: como escolher para minha empresa?

A profissionalização de um negócio é uma etapa fundamental para o seu sucesso. Em tempos de internet, esse objetivo depende diretamente da contratação de um provedor de e-mail, que profissionaliza o contato com clientes, fornecedores e parceiros. Agora, você deve estar se perguntando: “Mas o que é um provedor de e-mails?”. O Terra Empresas te ajuda a descobrir e dá dicas de como escolher o melhor para sua empresa!

O que é um provedor de e-mails?

O serviço de provedor de e-mail é, na verdade, um pacote de funcionalidades para e-mail. Geralmente, são oferecidos serviços de hospedagem, caixas de e-mail, gerenciamento de contas etc.A partir do seu endereço — seunome@suaempresa.com.br, em caso de pacotes com endereço personalizável —, o provedor conecta a um servidor central, e lá ficam armazenadas todas as mensagens trocadas entre você e seus clientes, parceiros e funcionários.

O que você precisa saber ao escolher um provedor de e-mail

Agora que a pergunta “o que é um provedor de e-mails?” foi respondida, chegou a hora de descobrir como as funcionalidades citadas acima são oferecidas pelos serviços de provedor de e-mail disponíveis no mercado. Na hora de avaliar os benefícios de cada uma das opções, não se esqueça de considerar os fatores listados abaixo:

Quantas caixas?

Independentemente do tamanho do seu negócio, é provável que você tenha que lidar com demandas tão distintas como financeiro, logística, contratos e atendimento ao cliente. Uma maneira de facilitar o recebimento dessas tarefas é dividir sua caixa de e-mails.

Alguns provedores de e-mail oferecem caixas de mensagens adicionais em todos os planos. Lembre-se de que seu objetivo é fazer sua empresa crescer, e, no futuro, é provável que você precise ter e-mails diferentes para setores diferentes. Portanto, priorize serviços que já ofereçam mais caixas de e-mail desde os planos iniciais.

Suporte

Independentemente da qualidade do serviço prestado, é comum que seja necessário contar com assistência técnica especializada em algum momento. Seja por um problema com a plataforma ou pela necessidade de fazer alguma alteração nas configurações, o melhor provedor de e-mail para você é aquele que oferece a possibilidade de resolver problemas 24h por dia durante os sete dias da semana.

Espaço de armazenamento

Uma caixa de e-mails funciona de maneira parecida com uma caixa postal. Quando se atinge a quantidade máxima de itens, é preciso limpar mensagens antigas, recolher encomendas e liberar mais espaço para seguir se comunicando com parceiros, clientes e funcionários. Por isso, lembre-se de analisar o espaço de armazenamento oferecido pelos provedores de e-mail.

Personalização

É comum que os prestadores desse tipo de serviço insiram o nome da empresa em seu endereço de e-mail. Apesar de não ser um grande problema no início, é possível que a sua marca seja confundida com o provedor de e-mail contratado. Então, priorize serviços que possibilitem um endereço personalizado — garantindo que você terá um e-mail profissional: seunome@suamarca.com.br.

3 opções de e-mail: vantagens & desvantagens

Para tomar uma decisão, é bom fazer alguns comparativos entre as opções de provedor de e-mail disponíveis. O Terra Empresas separou duas opções de provedores de e-mail que são gratuitas — e, ao final, também listamos o nosso serviço de e-mail profissional.

Confira:

Gmail

O Gmail é mais uma das plataformas gratuitas oferecidas pelo Google para empreendedores. Quando se assina esse provedor de e-mail, o acesso aos demais serviços — como Google Drive, Google Sheets e Google Forms — também é disponibilizado gratuitamente.

A desvantagem do serviço é que, por ser oferecido de maneira gratuita, há menos assistência técnica. Ou seja, problemas serão resolvidos de acordo com a possibilidade da plataforma, em nível global, e você não terá atendimento especializado para alterar configurações, por exemplo.

Outlook

O Outlook pode ser considerado uma “evolução” do conhecido Hotmail, um provedor gratuito muito utilizado no início da década. A grande vantagem desse serviço é a possibilidade de integrá-lo ao bate-papo Skype — uma espécie de WhatsApp voltado para a comunicação profissional em que é possível criar grupos e enviar mensagens instantâneas.

Diferentemente do Gmail, esse serviço não tem tantas opções de ferramentas auxiliares. Além disso, a possibilidade de agendar e-mails — para períodos de férias e semanas de ausência —ou programar o envio relatórios não está disponível na plataforma.

Terra Empresas

O Terra Empresas também pode ser seu parceiro como provedor de e-mail — a partir de R$ 24,90 ao mês. Há planos com caixa de e-mail principal com 20 GB e até quatro caixas adicionais com 5 GB cada. O seu endereço de e-mail será personalizado com o nome da sua empresa, e será possível acessar as mensagens a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Em caso de qualquer imprevisto, você poderá contar com suporte 24h por dia.

A desvantagem do nosso serviço é que você ainda não é nosso parceiro. Se precisar de mais informações, confira os serviços oferecidos pelo Terra Empresas e aproveite para compartilhar o artigo nas suas redes e ajudar outros empreendedores com dúvidas sobre provedor de e-mail.